effacts en action

Sept scénarios pour comprendre l’usage de effacts dans votre entreprise.

Télécharger l'intégralité du scénario Se préparer à un audit

L'audit, un défi de taille

Les préparatifs pour un audit peuvent être chronophages pour votre Direction Juridique. Vous devrez souvent mobiliser des ressources importantes de votre service pour rechercher des documents, synthétiser l'information et imprimer le contenu de classeurs.

La solution effacts, puissance et simplicité

Avec effacts, votre service juridique dispose d'une base de données complète et à jour des informations règlementaires de vos filiales et entités. Grâce aux outils intelligents d'effacts, votre équipe pourra compiler, présenter et partager les informations demandées par l'auditeur, efficacement et en toute sécurité.

Cinq cas d’usage de effacts pour se préparer à un audit

1. Créez facilement des organigrammes

Si vous devez présenter l’actionnariat de vos entités, effacts vous produira un organigramme en un clic.

Cinq cas d’usage de effacts pour se préparer à un audit

2. Créez des organigrammes à différents points dans le temps

Si vous devez montrer l'évolution de l’actionnariat dans le temps, effacts vous permettra également de produire des organigrammes à différentes points dans le temps.

Cinq cas d’usage de effacts pour se préparer à un audit

3. Créez des rapports sur mesure sur vos contrats

Si vous devez communiquer les contrats client et fournisseur de votre entreprise, effacts vous permettra de compiler des rapports selon la valeur des contrats, la durée, le département, la date d'expiration, et bien d'autres critères.

Cinq cas d’usage de effacts pour se préparer à un audit

4. Rendre accessibles les politiques et certificats de conformité

Si vous devez démontrer votre respect des règles de conformité, effacts vous permettra de centraliser en prévision d'un audit vos certificats et vos politiques internes actuels et historiques.

Cinq cas d’usage de effacts pour se préparer à un audit

5. Partagez vos documents en toute sécurité

Utilisez effacts comme data room pour partager l'ensemble des informations en toute sécurité avec vos auditeurs.

L’effet bénéfique de effacts

Grâce à effacts, vos collaborateurs pourront se concentrer sur leurs missions stratégiques plutôt que sur des tâches administratives.

Télécharger l’intégralité du scénario Gérer les filiales et entités

Garder le contrôle, un véritable défi

Vous êtes le point névralgique de l'information juridique. Votre rôle est de garantir à tout moment que votre société et ses filiales respectent les règles de conformité. Mais si les informations vitales pour votre société sont réparties entre de multiples documents et feuilles de calcul, il peut être difficile de garder les choses sous contrôle.

La solution effacts, puissance et simplicité

Avec effacts comme tableau de bord, vous n'oublierez plus aucun événement ni aucune échéance. effacts met à votre disposition un espace central sécurisé où stocker et partager toutes les informations juridiques de votre entreprise et de ses filiales dans le monde. Vous retrouverez l'information plus rapidement. Vous produirez plus facilement des rapports. Et vous ne manquerez plus aucune échéance.

Cinq cas d’usage de effacts pour gérer vos filiales et entités

1. Stockez, partagez et donnez accès à l’ensemble de vos documents juridiques sur un espace sécurisé Classez et retrouvez facilement les statuts de vos sociétés, les informations relatives à vos participations et à l’actionnariat, ainsi que les contrats clients et fournisseurs

Cinq cas d’usage de effacts pour gérer vos filiales et entités

2. Maintenez à jour les informations relatives aux mandataires sociaux et aux actionnaires Tenez à jour le registre des mandataires sociaux et des actionnaires (passés et présents) ainsi que leurs participations.

Cinq cas d’usage de effacts pour gérer vos filiales et entités

3. Créez pour toutes vos entités des cartes et des organigrammes pour visualiser votre structure d’actionnariat Si vous avez besoin d'une vue d'ensemble de vos entités et de vos filiales dans le monde, effacts vous permettra de créer une carte interactive et un organigramme d’un simple clic.

Cinq cas d’usage de effacts pour gérer vos filiales et entités

4. Soyez prévenu en amont de toutes vos échéances Si vous devez remettre les rapports annuels et renouveler les licences de vos entités à temps, effacts enverra automatiquement des rappels aux membres concernés des équipes pour que vous ne manquiez plus jamais aucune échéance.

Cinq cas d’usage de effacts pour gérer vos filiales et entités

5. Planifiez, consignez et organisez le suivi des réunions effacts met en place un agenda pour toute l'entreprise présentant l’ordre du jour des réunions, et vous permettant de déléguer des tâches et de vérifier leur bonne exécution.

L’effet bénéfique de effacts

Avec effacts, vous aurez le contrôle total de vos informations juridiques.
Télécharger l'intégralité du scénario Gérer vos contrats

La gestion des contrats, un défi de taille

Lorsque le volume de contrats à gérer est important, votre plus grand défi est de vous assurer que les modalités que vous avez négociées sont bien appliquées tout au long de la vie du contrat. Mais lorsque ces contrats sont disséminés sur différents ordinateurs et serveurs, comment être certain que vous gérez correctement les risques pour votre entreprise ou les opportunités de maximiser la valeur de ces contrats?

La solution effacts, puissance et simplicité

effacts stocke vos contrats en cours et les e-mails correspondants dans un espace central. Les nouveaux contrats peuvent être signés électroniquement en suivant un processus digitalisé. Des outils intelligents vous permettent de rechercher facilement, d’analyser efficacement et de communiquer avec certitude sur vos contrats clés. Des alertes vous assurent de ne plus jamais manquer une échéance contractuelle importante.

Cinq cas d’usage de effacts pour gérer vos contrats

1. Gérez intelligemment les demandes internes

Si vous devez faire face à de nombreuses sollicitations d’autres départements, effacts peut mettre en place des modèles de contrat standard comme les accords de confidentialité qu’ils pourront remplir en toute autonomie sous votre supervision.

Cinq cas d’usage de effacts pour gérer vos contrats

2. Retrouvez facilement les documents liés à un contrat

Si vous devez retrouver tous les e-mails ou l’énoncé des travaux liés à un contrat, effacts vous permet de les centraliser et d’y effectuer des recherches plein texte.

Cinq cas d’usage de effacts pour gérer vos contrats

3. Synthétisez les informations clés souvent occultées ou omises

Afin que les membres d’autres départements puissent respecter les obligations des clauses enfouies dans les contrats, effacts met à leur disposition un résumé sans jargon des principales clauses.

Cinq cas d’usage de effacts pour gérer vos contrats

4. Mettez en place des alertes et des rappels pour les dates importantes

Si vous devez guetter des échéances importantes liées par exemple à des périodes de préavis ou à des renouvellements tacites de contrats onéreux, effacts veillera à alerter les personnes concernées longtemps à l'avance.

Cinq cas d’usage de effacts pour gérer vos contrats

5. Créez des rapports sur mesure

Quelle que soit l'information recherchée, effacts peut produire un rapport à ce sujet en quelques clics : contrats en passe d'expirer, contrats en attente de signature, signataires des contrats, valeurs des contrats, etc.

L’effet bénéfique de effacts

Grâce à effacts, vous gérerez plus finement les risques de votre entreprise, tout en maximisant la valeur de vos contrats.

Télécharger l'intégralité du scénario Créer des rapports pertinents

Le reporting, un défi de taille

En tant que Directeur Juridique, vous avez accès à d'énormes quantités de données potentiellement utiles pour vous et votre entreprise. Mais quand les contrats, les déclarations et les informations de l'entreprise sont stockés sur différents disques durs et dans des e-mails, comment être certain d'avoir une vue complète de la situation?

La solution effacts, puissance et simplicité

Avec effacts, la visibilité est totale. Tous vos contrats, contentieux et toutes les informations de votre entreprise sont systématiquement conservés en un même lieu et peuvent être recoupés à tout moment pour produire instantanément des rapports fiables.

Cinq cas d’usage de effacts pour créer des rapports pertinents

1. Assurez-vous que vos données juridiques sont justes

Si vous attendez de vos équipes qu'elles classent vos contrats, contentieux et autres informations juridiques à temps et avec cohérence, effacts leur adressera des rappels par e-mail, avec des conseils et des règles à suivre au fil de la saisie des données.

Cinq cas d’usage de effacts pour créer des rapports pertinents

2. Produisez des rapports détaillés en un clic

Si vous devez générer des rapports sur des contrats, des contentieux ou des informations juridiques de votre société, effacts pourra s’en charger automatiquement.

Cinq cas d’usage de effacts pour créer des rapports pertinents

3. Synthétisez l'activité de toute une entité

Si vous devez générer des rapports sur tous les contrats, les contentieux et les informations juridiques d'une entité, effacts vous permettra de créer le rapport d’ensemble dont vous avez besoin.

Cinq cas d’usage de effacts pour créer des rapports pertinents

4. Rendez vos rapports visuels pour d’avantage d'impact

Si vous souhaitez présenter visuellement des conclusions, effacts créera pour vous des tableaux et des diagrammes convaincants.

Cinq cas d’usage de effacts pour créer des rapports pertinents

5. Partagez vos rapports avec vos collègues automatiquement

Si vous devez soumettre régulièrement vos rapports au Directeur Financier ou aux dirigeants de votre société, accordez-leur des droits d'accès ou programmez l'envoi automatique des rapports par e-mails.

L’effet bénéfique de effacts

Avec effacts, vous êtes en mesure de produire facilement des rapports plus détaillés, fiables, et convaincants afin d’impulser la prise de décisions stratégiques dans votre entreprise.

Télécharger l'intégralité du scénario Collaborer avec les autres départements de l'entreprise

La collaboration, un défi de taille

Un directeur juridique doit tout superviser sans nécessairement être systématiquement impliqué. Avec des ressources limitées, il est impossible de passer en revue chaque clause de chaque contrat. De surcroît, il sera reproché à ceux qui le font de ralentir la marche de l’entreprise et d’être procédurier.

La solution effacts, puissance et simplicité

Avec effacts, vous pouvez créer un espace en libre-service pour toute l'entreprise, où chaque salarié autorisé pourra avoir accès aux documents juridiques approuvés et les utiliser sous votre supervision.

Cinq cas d’usage de effacts pour collaborer avec les autres départements

1. Définissez des niveaux d'accès pour les différents départements ou collaborateurs dans l'entreprise

Si vous devez donner accès aux contrats, aux contentieux et autres informations internes à un collaborateur ou un département, vous pouvez choisir qui a accès à quoi dans effacts.

Cinq cas d’usage de effacts pour collaborer avec les autres départements

2. Donnez accès à des modèles de contrat standard

Si vous souhaitez que certaines personnes de l'entreprise aient accès à des contrats simples, comme des accords de confidentialité, tout en gardant le pouvoir de validation, effacts leur donnera accès à des modèles de contrat standard.

Cinq cas d’usage de effacts pour collaborer avec les autres départements

3. Proposez des synthèses des principales informations contractuelles

Si vous souhaitez que les collaborateurs d'autres départements puissent comprendre les clauses clés des contrats, effacts pourra leur fournir une version simplifiée et abrégée.

Cinq cas d’usage de effacts pour collaborer avec les autres départements

4. Créez des formulaires sur mesure à remplir

Si vous devez faire face à une demande accrue de nouveaux contrats, utilisez effacts pour créer de simples formulaires qui vous faciliteront la gestion de nouvelles requêtes.

Cinq cas d’usage de effacts pour collaborer avec les autres départements

5. Rendez les politiques de conformité accessibles

Si vous devez veiller au respect des politiques de conformité, effacts pourra les rendre accessibles aux employés concernés dans l'entreprise.

L’effet bénéfique de effacts

effacts vous aide à collaborer plus efficacement au sein de votre entreprise et permet aux collaborateurs d’agir avec plus d’autonomie sous votre supervision.

Télécharger l'intégralité du scénario Gérer le risque juridique

La gestion du risque juridique, un défi de taille

Le rôle des juristes en entreprise évolue. Le Directeur Juridique doit adopter une approche proactive de la gestion des risques pour protéger les intérêts de l'entreprise et des actionnaires. Afin de remplir ce rôle, il faut une procédure structurée de collecte des données juridiques pour identifier ces risques, les suivre et en rendre compte.

La solution effacts, puissance et simplicité

Votre tableau de bord effacts est une solution simple pour identifier les risques juridiques, définir le niveau d’acceptation de ces risques, contrôler leur impact et éditer un rapport sur vos mesures de gestion des risques

Cinq cas d’usage de effacts pour gérer le risque juridique

1. Obtenez une vision claire des entités, divisions et salariés affectés par le risque

Afin de bien gérer le risque juridique, utilisez effacts pour créer une vue d’ensemble des sociétés de votre groupe, des divisions, des départements et des parties prenantes.

Cinq cas d’usage de effacts pour gérer le risque juridique

2. Évaluez les niveaux de risque pour établir des priorités

Si vous devez vous assurer de gérer d’abord les risques les plus importants, effacts vous permet d'organiser vos actions par priorité selon le niveau de risque correspondant.

Cinq cas d’usage de effacts pour gérer le risque juridique

3. Collectez des données pertinentes de façon structurée

Regroupez les données dont vous avez besoin pour identifier les zones de risque selon des règles prédéfinies pour les différents domaines juridiques comme les contentieux, les contrats, ou la gestion de la conformité.

Cinq cas d’usage de effacts pour gérer le risque juridique

4. Paramétrez les contrôles selon le niveau de risque toléré

Programmez des alertes et des rappels pour les événements importants tels que les renouvellements de contrat, les dates limites de dépôt de documents réglementaires et vos politiques de conformité.

Cinq cas d’usage de effacts pour gérer le risque juridique

5. Analysez et communiquez les résultats

Créez des rapports de suivi des risques et communiquez-les à vos équipes de direction.

L’effet bénéfique de effacts

effacts permet au Directeur Juridique de gérer efficacement le risque juridique en combinant son expertise avec une approche structurée de collecte des données pertinentes.

Télécharger l'intégralité du scénario Se préparer au processus de due diligence

Le processus de due diligence, un défi de taille

Les préparatifs pour une due diligence peuvent être chronophages pour votre Direction Juridique. Pour que l'opération soit une réussite, vous devrez en très peu de temps mobiliser des ressources importantes pour rechercher des documents, synthétiser l'information et imprimer le contenu de classeurs.

La solution effacts, puissance et simplicite

Avec effacts, votre service juridique dispose d'une base de données complète et à jour des informations de vos filiales et entités. Grâce aux outils intelligents d'effacts, votre équipe pourra efficacement et en toute sécurité compiler, présenter et partager les informations demandées par vos investisseurs potentiels, renforçant ainsi votre niveau d’attractivité.

Cinq cas d’usage de effacts pour se préparer au processus de due diligence

1. Créez facilement des organigrammes

Si vous devez présenter l’actionnariat de vos entités, effacts générera un organigramme d’un simple clic.

Cinq cas d’usage de effacts pour se préparer au processus de due diligence

2. Créez des organigrammes à différents points dans le temps

Si vous devez montrer l'évolution de l’actionnariat dans le temps, effacts vous permettra de produire un organigramme à différents points dans le temps.

Cinq cas d’usage de effacts pour se préparer au processus de due diligence

3. Créez des rapports sur mesure sur vos contrats

Si vous devez produire les contrats client et fournisseur de votre entreprise, effacts vous permettra de compiler des rapports selon la valeur des contrats, la durée, le département, la date d'expiration, et bien d'autres critères.

Cinq cas d’usage de effacts pour se préparer au processus de due diligence

4. Conservez une traçabilité des nominations de vos mandataires sociaux

Si vous devez fournir un historique des nominations de vos mandataires sociaux, effacts le générera en quelques secondes.

Cinq cas d’usage de effacts pour se préparer au processus de due diligence

5. Partagez vos documents en toute sécurité

Utilisez effacts comme data room pour partager l'ensemble des informations en toute sécurité avec vos investisseurs ou leurs équipes jurdiques.

L’effet bénéfique de effacts

Grâce à effacts, vos collaborateurs pourront se consacrer à des missions stratégiques plutôt qu'à des tâches administratives.

Découvrez comment utiliser effacts dans votre entreprise.