Zusammenarbeit zwischen Legal und Business

Mit effacts verbessern Sie die Informationsbasis sowie standort- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Organisation.

Potentiale einer intensiven Zusammenarbeit

Als Mitarbeiter der Rechtsabteilung sollten Sie rechtliche Risiken stets im Blick haben. Denn Sie tragen letztendlich die Verantwortung für den Abschluss rechtssicherer Verträge, die Vermeidung von Schadenersatzansprüchen sowie die Compliance und Rechtskonformität Ihres Unternehmens. Infolge Ihrer begrenzten Ressourcen ist es aber schlichtweg unmöglich, jedes Rechtsdokument und jede Vertragsklausel im Einzelfall zu überprüfen. Obwohl Sie nicht immer beteiligt sein können, müssen Sie dennoch informiert sein. Von daher gilt es, andere Abteilungen auf der einen Seite zu befähigen, weitgehend eigenständig zu arbeiten, ihnen auf der anderen Seite aber zu ermöglichen, bei möglichen Rechtsrisiken unkompliziert Ihren Ratschlag einzuholen und ggf. zu intervenieren.

Die smarte, leistungsfähige Lösung von effacts

Mit effacts etablieren Sie eine zentrale Vertragsdatenbank und Informationsplattform, um die Zusammenarbeit im Unternehmen in allen Rechtsangelegenheiten zu verbessern.

Nicht nur die Rechtsabteilung und der Compliance Beauftragte, sondern insbesondere auch die einzelnen Fachabteilungen und Geschäftseinheiten haben im Rahmen ihrer individuellen Berechtigung Zugriff auf alle relevanten Rechtsdaten.

Fünf Ansätze, wie Sie mit effacts die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessern

1. Informations- und Rechtssicherheit erhöhen
Da alle Abteilungen Ihre Verträge und Rechtsdaten zentral ablegen, wird das Risiko minimiert, dass insbesondere nach Zuständigkeitswechseln Informationen nicht mehr auffi ndbar sind oder Fristen verpasst werden.

2. Abstimmungen und E-Mails reduzieren
Durch die gemeinsame Informationsbasis sowie die integrierten elektronischen Workfl ows erübrigt sich ein Großteil der Kommunikation über den Vertrag bzw. Vorgang, die sonst meistens per E-Mail oder Telefon stattfi ndet.

3. Abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit
Als webbasierte Anwendung können Sie mit effacts unabhängig von der vorhandenen IT Infrastruktur über mehrere Abteilungen und Standorte hinweg jederzeit auf alle relevanten Daten zugreifen, in Echtzeit und mehreren Sprachen, bei Bedarf auch mit Mobilgeräten wie Laptops, iPads und Smartphones oder im Homeoffi ce.

4. Vertraulichkeit und Berechtigungsmanagement
Dank der intelligenten Zugriffssteuerung ist gewährleistet, dass jeder Nutzer nur die Verträge, Vorgänge und Daten einsehen kann, für die er selbst zuständig oder zumindest einsichtsberechtigt ist. Die Rechtsabteilung und Geschäftsführung kann hingegen Zugriff auf sämtliche rechtsrelevanten Informationen nehmen, Abteilungsleiter und andere Manager jeweils auf ihrer Organisationsebene.

5. Vertragsausfertigung über freigegebene Vertragsvorlagen
Soweit Ihr Unternehmen standardisierte Verträge, Wettbewerbsklauseln, Vertraulichkeitsvereinbarungen, AGB, Mitarbeiter-Datenschutzerklärungen oder sonstige Muster nutzt, können Sie diese als verbindliche Dokumentvorlagen hinterlegen. Die Vertragsstammdaten werden automatisiert in das erzeugte PDF oder editierbare Dokumentformat übernommen.

 

Ihr Vorteil beim Einsatz von effacts

effacts unterstützt die einfachte Zusammenarbeit im Unternehmen, durch die Zurverfügungstellung von rechtlich relevanten Informationen.

 

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"Das Vertragsmanagement ist dezentral in den - Fachabteilungen angesiedelt. Mit effacts brauchen die Kollegen keine Hilfe mehr von der Rechtsabteilung, das können sie jetzt allein. Das spart ihnen Zeit und lässt uns andere Aufgaben fokussieren!"
- Elizabeth Hondius, Former Director Legal & Compliance, MSD

"Andere Personen des Unternehmens haben Zugang zu den Informationen, die sie benötigen, ohne uns kontaktieren zu müssen. Dies hat nicht nur unsere Produktivität verbessert, sondern auch deren, weil sie die Informationen, die sie schnell benötigen, einfach abrufen können."
- Hein Bijl, General Counsel, Citizen M

"Wir haben nach einer anwenderfreundlichen Vertragsmanagement-Software gesucht, die wir kurzfristig produktiv in Betrieb nehmen und im laufenden Betrieb praxisgerecht auf unsere Bedürfnisse anpassen lassen können. Bei effacts hat uns insbesondere die schnelle Bereitstellung, die technische Flexibilität sowie die persönliche Projektbegleitung seitens des Technologiedienstleisters beeindruckt. Wir sind mit unserer Entscheidung bis heute sehr zufrieden und überlegen jetzt, weitere Funktionen wie zum Beispiel die E-Signatur-Komponente von effacts zu nutzen."
- Nina Roer, Rechtsanwältin, Thalia Bücher GmbH

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